一、采购报销注意事项： 

　　1借  款:需有正式合同、汇款资料。大于2万的必须有合同原件，ARP网上申请（限材料、加工、设备）填写采购订单，纸质申请（过程控制表：限维修，工程及其他不可统计服务类），无以上资料不预以借款。 

　　2付委、冲账:需有正式合同（红章原件，特别是大于2万的合同）、发票 

　　3现  金:发票注明报销现金、领款人，小于1000元可以直接报销，单张发票大于200元必须附付款截图（图片为能看到付款卡尾号的页面）； 

　　单张发票大于1000元且没有使用公务卡支付的，请填写现金支付申请（见附件三），需要有合理理由，不然都请使用公务卡支付。公务卡一般使用额度为3万元，可申请提高到5万元。 

　　5000以上尽量有合同，对双方都有保证，20000以上必须有光机所的审批手续且合同必须是红章原件，复印件传真件无效。合同签定地为上海嘉定，仲裁地为合同签定地 

　　所有填报的申请单、签收单，只有两个做法：1、全部手工填写，好处是如果有错误可以手工改；2、全部电脑打印，只有签名处为手工填写，坏处是只要错了，整个单子必须重做（日期错了一样要重做，不能打错一点点地方）。 

　　二、差旅费报销注意事项： 

　　所有光机所的差旅费报销必须有出差申请，申请在OA上下载。 

　　一般出差： 

　　火车汽车：火车票、住宿发票 

　　飞    机：政府采购的机票（此机票在左上角有特殊公务编号，个人预定的机票无此编码）、登机牌、住宿费发票（此为包干证明件） 

　　会议出差：会议通知正版加盖红章、会议注册费发票、一般出差提供的票据 

　　其他注意事项 

　　1、交通费：除机票以外其他都可以使用现金； 

　　2、除交通费以外其他支出不可以使用现金和银行卡（公务卡除外） 

　　3、住宿费标准：研究员为司局级，其余人员都参照其他人员。超过部分自己承担（会议通知中有“食宿有统一安排”字样除外）。具体金额见附件二 

　　4、行程：上海至出差地，如其他城市为始发地，可以报销且只报上海至出差地相等的金额，并提供网上打印的车费对比表。 

　　5、私家车无住宿费：不报销 

　　6、私家车有住宿费：提供过路费凭证，只报销住宿费 

　　7、有交通费没住宿费：出差补贴只有头尾两天（各100元） 

　　8、出差补贴一般城市180元/天（伙食补助100元/天，市内交通补助80元/天）。 

　　市内交通一次来回的实际支出额大于补助的，可凭发票实报。 

　　举例：苏州出差1天，嘉定至虹桥100元，苏州火车站至A地50元，A地至B地30元，B地至苏州火车站80元，虹桥至嘉定100元，可报销100元+100元+（50元、30元、80元其中的两张）。请尽量坐公共交通。 

　　9、购票注意： 

　　研究员可购一等座、软卧、硬卧火车票(正高级专业技术（二级—四级）人员) 

　　特别说明头等舱就是比经济舱便宜也不可以坐，除非是订票后航空公司的自行升舱，订票时绝对不可以订便宜的头等舱！ 

　　乘坐火车，在晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购同席卧铺票。 

　　10、学生的工资卡在差旅活动中等同于公务卡使用。仅限小于等于1000元的单张发票。 

　　三、其他 

　　1.课题报销发票提供普通发票（公司全称+纳税人识别号）开票资料见附件一 

　　2.出差费用请先垫付，公务卡请充分的用起来。 

　　3.横向课题报销请提供增值税专用发票。 

　　4.采购图书，请确认好保管人，所有的图书都需要在图书馆入库，离职必须返还，遗失赔偿，怕麻烦的以资料费等报销。 

　　5.大于1500元可以独立使用一年以上的都是设备，皆须入库，除非是原设备附加，需要提供原设备设备号。固定资产入库要提供设备照片一张，出厂条型码照片或是编号。 

　　6.U盘不得自行购买，在职职工可以在OA上申请U盘，离职返还，遗失需写情况说明。 

　　7.硬盘采购需向所里打采购申请，不得随意采购，内存条等内部配件可以采购，但是键盘等外接品报销时需提供对应的设备编号绑定使用。 

　　附件一： 

　　光机所增值税专用发票开票信息：  

　　名称（全称）：中国科学院上海光学精密机械研究所  

　　纳税人识别号：121000004250121703 

　　地址、电话：上海市嘉定区清河路390号 021-69918422 

　　开户行及账号：中国工商银行上海市嘉定支行 1001700809026400195  

　　附件二： 

　　附件三：